永远不要用电话邀请。带有公司标志的要求信函表明新品发布会是很正规的。信件中最好不注明会议联系人的全名和个人电话。不让记者作提前采访或提前得到新品发布会的细节。
提前透露了一些消息，就会伤害其他记者。如果媒体离公司不远，就亲手送去。注意不要送得太早，以致于邀请信埋没于文件堆里，但也应给对方留出反映的时间。可以即使电话询问信件是否如期送达，对方是否与会等。
还应指出，在填写新品发布会邀请函时应考虑一下谁会对本次新品发布会内容感兴趣。例如，新闻只对商业报刊记者有价值，那就只邀请这些人;如是医疗新闻，那就邀请医疗报刊、电视台医疗节目的记者。当然，那些长期报道公司发展的记者要一并邀请。如拿不准，就先向报刊编辑或电视台发信询问。
