1、会议人数与场地大小的匹配。这可以算是会议会务策划一般的的场地需求，会议场地应与会嘉宾人数刚好匹配，不要让场地人流太多，这样不利于进出，也不要让场地太过空旷，造成会议不活跃的情况.
2、酒店的星级、环境及酒店品牌应与公司形象相匹配。在选择地方的时候，应该进行多方面的综合考虑，如环境应该干净整洁，同时还要考虑商务人士的日常需求，比如酒店房间内必须配备电脑，有免费的打印设备等;如果是一家专注小而美的企业活动，那就应该考虑场地精致性以及个性化。
3、后勤易于配合的地方应该优先考虑。很多时候企业会对来宾提供很好的生活方面吃住的服务，这就需要考虑所在的地方能不能提供这样的配套服务，同时还要考虑酒店的卫生干净程度，饭菜口味。另外，还要注意交通的便利性，要方便来宾到达。
