1、在进行学术会议策划时，首先要确定本次会议的主题和名称，然后在确定主题后在进行细节方面的策划。
2、确定会议地点。地点应尽量选择交通便利，环境好，接待能力较强和与会议研讨内容相关的地点。
3、确定会议日期和日程。一定要确保学术会议如期进行。
4、会场的布置。包括横幅标语，投影设备的安装使用，主席台的设置，北京幕布，参与人员位置安排，茶水服务等，一定要安排周到。
5、学术会议的主体是参会代表，组织好代表是开好会议最重要的环节。
6、会议形式要多样化，灵活采用学术沙龙，大会报告，自由发言，辩论会，圆桌座谈，成果展示等多种学术会议形式，以营造宽松的学术气氛，提高交流效果。
7、会议期间应就讨论的主题进行深入研讨，对参会者应一视同仁，努力营造学术平等，自由的气氛。
一、宾客姓名标签的摆放 二、投影、扩音设备的提前布置调试 三、鲜花、水果的布置 召开会议须事先明确三个角色：会议主持、会议调度和会议记录。 制定会议纪律并严格遵守。这个在给每个人发的会议材料中的《会议注意事项》里面就要写明，诸如，进入会场前把手机调至振动或关机，这一点在与会者进入会场前也要提醒一下。 主持人、调度人利用各种方法使会议紧扣主题，提升会议气氛，使与会的每一个人都敢于说、参于说，从而达到预期的效果。大家都缄口沉默对会议本身来说不是好事情，只有让每个于会者都围绕话题说出真正想说的，真正有价值的才达到了会议的最高境界。
