记住，虽然很多细节还不能确定，但在理想状态下，你起码可以提前三个月策划你的活动。是的，在6个星期内组织1000人以上的重要活动是有可能的，但总是要付出代价的。你可能找不到最合适的会场，联系不到最好的娱乐节目。既然可以提前晚会活动策划，你为什么却但求其次呢?
在决定需要花多少时间策划时，列出你所需要的全部项目，规划出每个項目要占用的时间。在行动开始时要考虑到你的最终目标。哪些事必须做到，才能使活动圆满举行?在日历上以倒计时的方式标出预期的晚会活动策划日程。时间上要留有余地。应该花费一定的时间来考虑并确定符合实际的时间安排。
给自己足够的时间贏取最佳效果。有没有什么因素会使你无法在截止日期前完成工作?比如，节假日期间供应商休息或者截止日期之间有冲突都会影响你的进程。印刷公司按惯例会在七月的最后两周休假。你一定要注意你的供应商的时间安排，把这个因素考虑在内。通常情况下，夏天不适宜举办活动连媒体都在休假。在你进行重要策划的阶段和截止日期到来时，会不会有一些重要人物难以邀请到，或者不在办公室?会不会因为是年末而对时间安排有什么影响?
有一个为筹款而举办的演出活动，拟用一个月的时间去寻找活动会场和赞助商、安排娱乐和印刷方面的事宜，以及卖出5000张5000元面额的入场券。他们一次次召开会议，最后决定推迟活动日期，原因是他们发现，只用一个月策划的活动不可能成功。他们将找不到合适的地点和一个有观众号召力的专业演员。此外，活动日程也无法安排出来(活动日程应考虑到新学年刚开始和重大节日等影响活动计划的因素)最后他们修改了计划，留出充裕的时间来合理策划，以确保找到赞助商以及联络有名气的演员。
