1、组织作品，并将它们编号、登记，写清作品名称、作者、大小尺度、颜色、什么材料、选手单位等等，越细越好，这样展览结束不会搞错，最好由专人负责。
2、联系安排场所，根据参展作品多少，估计参观人数情况，联系适合的场馆，注意场馆的安全措施情况，预防偷窃、拥挤等不安全因数。
3、协调有关部门，收缴作品截止时间，掌握了解前来参观人数。
4、研究入场办法参展时间，凭证（学生证、工作证等）还是凭票，人数多场馆小，分批的话就要凭票，并打印出时间。
5、发海报，告知展览时间、地点、内容等。
6、布置展厅，根据作品安排，展品介绍可以用小卡片或书写形式介绍，总之需要醒目点。指明进、出口，其他布置就视情况而定，如：有老人参观，就要在边上放些椅子，有同行、德高望重的前辈来，就需要适当布置花卉等烘托一下气氛。
7、开展时明确各岗位职责，分工不分家，准备好处理应急的办法。
8、展会结束工作，需要分工并有条不紊的进行清理，以免损坏作品，根据登记，告知选送部门前来提取作品。
9、展会结束进行总结，并报有关领导
