会议会务想要顺利举行,离不开一个好的策划方案,和一个的执行团队,二者缺一不可,所以在选择会议策划公司的时候需要特别谨慎,下面为大家介绍一下企业会议会务如何策划和会议活动策划需要注意的三大事项!
一、企业会议会务如何策划
1、时间规划
一个良好的时间规划是活动方案能够有条不紊执行的保障.时间规划至少要有两份,一份是在活动筹备期的时间规划,一个是活动执行当天的时间规划.
先说筹备期时间规划,整个活动筹备期短则二十天,长则二三个月.因此,需要对时间进行合理的规划,才能使时间充分高效地利用.活动筹备期的时间可以大致可以分为三个节点,前期、中期、后期.
对每个时期内要完成的事项进行详细的统计,在规定的时间内,对活动进行检查与落实.其次,就是活动执行时间的规划,活动执行时间一般是几个小时,时间规划要"细",细到每一分钟.
场上所有的活动在规定的时间内进行完,不可超出时间.因为整个活动是一个整体,一项活动超时就直接影响到下一步流程,进而影响到整个活动质量好坏.这就是活动的时间规划.
2、场地规划
再来说场地规划,场地在整个活动方案中涉及很多不可控的因素.场地一般分为室内和户外.户外的活动,天气是个大问题,一定要保证天气好,活动才能收获好的效果.这里需要做两件事.
,提前去当地气象局了解活动当天的天气.其次,找好备用场地.这样才能保证活动不会因天气原因而取消.在室内的话,重要的因素就是麦克风和音响了,麦克风和音响一定要反复调试,确保没问题.
3、人员规划
人员规划是整个活动方案的核心,所有活动的设想都需要用人员去支撑落地,而人员的安排可分为统筹性的总负责人和具体执行人.
总负责人所要关注的问题就是整个活动是否按照之前的时间规划推进,整个活动进行的是否流畅.对具体执行人来说,一定要以大局为重,认真且无条件地执行总负责人各项决策.执行人不应该有自己的思维和主张的,按照既定的流程走落地就好.
二、会议活动策划需要注意哪三大事项
1、有鲜明的目的性
会议活动策划的目的性不是指这个单一活动的目的,而应该是围绕整个组织机构的组织形象策略和近期公关目标而确立的目的.一个组织和机构一定要关注自身的社会形象.
如果靠欺骗的手法,即使一时占领了销售市场,那也只是暂时而已.因此,活动的目的性应该站在社会综合的立场上,并不仅仅是站在我们某一个企业的立场上.
2、广泛的社会传播性
大型会议活动本身就是一个传播媒介.作为一个传播媒介,它要尽可能大地发挥其传播媒介的作用,取得良好的传播效果和广泛的社会影响.大型会议活动在没有开始组织前是不发生传播作用的,一旦活动的工作展开,它就会开始发挥传播作用.
这个时候,可以将活动发挥作用分为三个阶段,活动前期、活动中期、活动后期.在活动组织的三个阶段有不同的特点,应有不同的公关手段来推动活动的传播.另外,还要注意一点,所有的公关手段都需要注意一点.不同的活动所面对的群体不一样,在选择公关手段时一定要从活动所面对的群体特点入手.
3、严密的操作性
举办一场大型活动不像拍电影,出问题了可以再拍一条.举办一场大型活动就是一次现场直播,前期所有的服务都是为正式举行活动的那一天服务,所有人几个月的努力都系在活动正式举办.正所谓,成败在此一举.
所以,活动当天的现场执行一定是重中之重.在活动正式举办的前两天,要认真落实与活动有关的所有事项,确保所有事项都以准备到位.在活动准备前期还要对所有参与活动的人员进行培训,强调每个人各自工作的重要性,要求员工高度重视,一丝不苟.
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