很多大型企业公司都会定期举行各种活动,目的主要是为了展示自身的优势和形象,当然活动背后都是有专业的公司策划的,但是活动执行时也会有突发事件,下面为大家介绍一下开办大型活动策划有哪些注意点和活动执行时突发事件怎么处理!
一、开办大型活动策划有哪些注意点
1、需要注意相关前期准备工作
大型会议举办前,先要确定会议的举办时间、地点、参会的人员安排等等.需要提前准备好请柬,提前进行邀请.这是因为大型会议活动的重要性较高,一般都是邀请比较重要的人员参加,需要提前邀请,一般要提前一个月以上就邀请.
2、准备好会议会场的布置工作和其他所需物品的准备工作
大型会议活动的布置要注意很多细节的因素.布置要简单,又要上档次.准备出息会议的人员名单,安排专人负责签到都是必要的.
3、大型会议活动一定要维持好现场的秩序,并且能够做好相关的服务工作
在会议之前还需要准备好相关会议的内容、文件,有的需要准备好PPT进行讲解.一项议程一页PPT,字体大一点,可适当配相关图片,配合主持人介绍时播放议程PPT,注意电脑屏幕显示效果跟投影效果往往有较大差异,字体颜色和背景色间的对比可能需要调整.
4、议结束后清点物资并整理干净后才能离开现场,以免遗失所带的物资
活动结束后应该主动及时将新闻稿、照片和活动总结发送给相关负责人,并在BBS研会版上发贴总结并虚心听取大家意见.
二、活动执行时突发事件怎么处理
1、设备故障
在活动上演过程偶尔会遇到设备故障和电力中断的情况,特别是一些中小型的活动,由于设备不够专业而出现现场设备故障,特别是音响系统出现故障率.一套大型的专业级的音响系统的投入少则好几百万,大则上千万的都有,这样的专业设备只要有专业人士在现场负责使用通常保险系数极高.
电力中断音响活动上演的事件也常有发生,由于现场电力线路架设不规范,或由于观众现场踩踏等原因导致线路受损的电力中断.解决电力中断的办法通常是在活动上演前需要准备供电车,并同晚会的设备系统相连,一旦出现电力中断可以及时启动供电车的供电系统.
2、气候突变
大型活动的举办较怕现场突然刮风下雨,气候变化引起的突发事件小则可能使现场出现混乱,大则可能出现安全事故,比如因下雨导致的现场线路漏电,因刮风导致舞台及灯光架坍塌等重大事故.这就需要在活动前有足够的准备.
对于任何一场活动,专业的活动运营公司都会都防范风雨天气的措施,比如对灯光、音响、电视录制设备等进行防雨处理,对灯光架进行加固.同时需要仔细查看历史天文资料及仔细留意近期天气预报.
3、因嘉宾及演员临时缺席导致的节目流程更改
大型节庆的嘉宾和演员通常是不到较后一刻很难较终确定,出席嘉宾的更改可能衍生出一系列的节目流程问题.同样演员也可能因为航班等原因无法赶到节目现场,这样便需要对现场的流程、音乐、灯光进行重新调整,因为大型晚会的音乐灯光都是实现通过电脑预设了程序的.
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